Çalışma prensipleri


Diyagramda verilen bilgilere göre paydaşların yapabileceği işlemler; üretim/ithalat bildirimi, ürün satış bildirimi, mal alım onayı, elden ilaç satışı (eczaneler için), mal alım iadesi, mal satış iadesi, sarf bildirimi (tüketim merkezleri için), doğrulama şeklinde belirlenmiştir.

Üretim bildirimi

Üretim bildirimi bir ürünün sisteme girişini yapmaktır. Aktive edilmeyen (sistem girişi olmayan) bir ürün hiçbir şekilde karekodla satılamaz, satış yapılmaya çalışıldığında ürün sistemde görünmez.

İthalat bildirimi

İthalatçı ürününü piyasaya sürmeden önce ithalat bildirimi yapmazsa, sistemde ürün kaydı görülmez ve söz konusu ürünlerin satışı yapılamaz. Ürün satışının gerçekleşebilmesi için ithalat bildiriminin yapılması gerekmektedir.

Üretici/İthalatçı firma satış bildirimi

Üretim/ithalat bildirimi yapmasıyla ürünlerin satışı arasında belli bir zaman geçebilir ve bu ürünler uzun süre depolarda bekleyebilir. Bu sebeple üretici/ithalatçı elindeki ürünleri satarken tekrar satış bildirimi yapmak durumundadır. Bildirimi yapılmayan ürünler sistemde görünmeyeceği için satılamazlar.

Ecza deposu satış bildirimi

Tıpkı üretici ve ithalatçı gibi ecza depolarının da satış bildirimlerini yapmaları gerekir. Depoların satış bildirimi yapması sonucu ürünler eczane stoklarına girer ve ancak o zaman ürünler eczanelerden satışa sunulabilir.

Eczane satış bildirimi

Eczane satışı reçete bilgisi sisteme girildiğinde başlar. Sistemden reçete sorgusu yapılarak, geri ödeme kurumundan bu reçete için provizyon alınır. Provizyon isteminden sonra eczane önce ilaç takip sistemine ilaçları girerek bildirim doğrulaması alır. Kontrol edilen satış bildirimine olumsuz cevap gelirse ilaç satışı gerçekleştirilemez.

Satış bildiriminin cevabı olumlu gelirse, eczane geri ödeme kurumundan olumlu yanıt alırsa ilaçlar için ödeme talebinde bulunabilir tüm ilaçlar doğru ise geri ödeme kurumundan ilaçların ödemesi talep edilebilir. Bu işlem “Reçete Satış Onayı”, bilinen adıyla “Reçete Kesinleştirme” ile yapılabilir. Reçete geri ödeme kurumuna bildirildiğinde, geri ödeme kurumu ilaç takip sisteminden ilaçları sorgular ve gelen bilgilere göre inceleme başlatılır.

Satış işlemleri sırasında barkodu okutulan ürünün aynı zamanda son kullanma tarihi de kontrol edilir, eğer son kullanma tarihi geçmiş ise ürünün satışı yapılamaz.

Doğrulama işlemi

Ürünün satılabilir olup olmadığını gösteren işlemdir. Satılabilir olarak görünen ürünün, sistemde göründüğü eczane dışında farklı bir eczanede de bulunduğu tespit edilirse hangi ilacın gerçek olduğu sistemde yapılan işlemlerle ortaya çıkarılır.

Satış bildirimleri kullanılarak, veri tabanında ürünlerin kaydı tutulur ve kayıtların tutarsızlık gösterdiği nokta tespit edilir. Tutarsızlığı gösteren söz konusu ürün sahte kabul edilir ve tutarsızlığın ortaya çıktığı birim sahtecilikten sorumlu tutulur.

Deaktivasyon

Deaktivasyon, ürünlerin çeşitli sebeplerden (geri çağırma, imha vb.) dolayı sistemden çıkarılması için yapılan işlemdir. Bu işlemle birlikte deaktivasyonu yapılan ürünler sisteme geri döndürülemez.

Mal Satış İadesi

Mal satış iadesi, iade edilen ürünü alan tarafın sisteme yapacağı bildirimdir. Bu bildirimle satış yaptığı ürünlerle iadesi yapılan ürünlerin aynı olup olmadığı doğrulanır.

Eczanelerin elden ilaç satışı

Eczaneler, elden satılan bir ürünün geri ödeme kurumlarına tekrar satılmasını önlemek amacı ile, reçetesiz ilaç sattıklarında da sisteme bildirim yapmak durumundadırlar. Geri ödeme kurumu ile yapılan sözleşmelerin bu sebeple askıya alınmaması için satışı yapılan reçeteli veya reçetesiz her ürünün bildirimi yapılmalıdır.

Mal alım onayı

Satışı yapılan ürün sorunsuz olarak teslim alındıysa sisteme bunun bildirimi yapılmaktadır. Bildirim, mal alım onayı olarak tanımlanmıştır.

Sistem tasarımında mal alım onayı isteğe bağlı olarak sunulmuştur.

Eczanelerde, mal alım onayı bildirimi, satış işlemi gerçekleştiğinde alınmaktadır. Bu yüzden acil olarak hastaya verilmesi durumlarında verilen ürünlerin mal alım onayı yapılması gerekmez fakat kalan ürünlerin satışı hemen gerçekleşmediği için söz konusu ürünlerin mal alım onayı bildirimi yapılması gerekebilir.

Mal Alım İadesi

Teslim alınan ürünlerin herhangi bir sebepten dolayı iadesi durumlarında mal alım iadesi yapılır. İadesi yapılan ürün iade yapan yerden çıkar ve ürün satışını yapan firmaya teslim edilir. Mal alım iade bildirimi, ürünlerin sistemde izlenebilirliğinin sağlanması açısından önemlidir.

Sarf Bildirimi

Sarf malzemeler, bir işlemde kullanılan ve tekrar kullanımı mümkün olmayan ürünlere verilen addır. Kutulu ilaçlar, tüketim merkezlerinde (hastane, sağlık ocakları, aile hekimlikleri, poliklinikler vb.) birden fazla hastaya paylaştırılarak kullanıldığı için izlenebilirliği kalmamaktadır. Ayrıca ürünlerin geri ödemeleri birim doz üzerinden yapılmaktadır. Sarf olarak kullanılan ilaçların tekrar satışını önlemek satış bildirimi ile mümkün olmamaktadır. Bu sebeplerle, tüketim merkezlerinin, satış bildirimi yerine sarf bildirimi yapmasının daha uygun olduğuna karar verilmiştir. Böylece sarf bildirimi yapılan ürünler sisteme o şekilde kaydedildiği için o tüketim merkezi dışında başka bir yerde satışı yapılamayacaktır.