Diyagramda verilen bilgilere göre paydaşların yapabileceği işlemler; üretim/ithalat bildirimi, ürün satış bildirimi, mal alım onayı, elden ilaç satışı (eczaneler için), mal alım iadesi, mal satış iadesi, sarf bildirimi (tüketim merkezleri için), doğrulama şeklinde belirlenmiştir.
Üretim bildirimi
İthalat bildirimi
Üretici/İthalatçı firma satış bildirimi
Ecza deposu satış bildirimi
Eczane satış bildirimi
Eczane satışı reçete bilgisi sisteme girildiğinde başlar. Sistemden reçete sorgusu yapılarak, geri ödeme kurumundan bu reçete için provizyon alınır. Provizyon isteminden sonra eczane önce ilaç takip sistemine ilaçları girerek bildirim doğrulaması alır. Kontrol edilen satış bildirimine olumsuz cevap gelirse ilaç satışı gerçekleştirilemez.
Satış bildiriminin cevabı olumlu gelirse, eczane geri ödeme kurumundan olumlu yanıt alırsa ilaçlar için ödeme talebinde bulunabilir tüm ilaçlar doğru ise geri ödeme kurumundan ilaçların ödemesi talep edilebilir. Bu işlem “Reçete Satış Onayı”, bilinen adıyla “Reçete Kesinleştirme” ile yapılabilir. Reçete geri ödeme kurumuna bildirildiğinde, geri ödeme kurumu ilaç takip sisteminden ilaçları sorgular ve gelen bilgilere göre inceleme başlatılır.
Satış işlemleri sırasında barkodu okutulan ürünün aynı zamanda son kullanma tarihi de kontrol edilir, eğer son kullanma tarihi geçmiş ise ürünün satışı yapılamaz.
Doğrulama işlemi
Ürünün satılabilir olup olmadığını gösteren işlemdir. Satılabilir olarak görünen ürünün, sistemde göründüğü eczane dışında farklı bir eczanede de bulunduğu tespit edilirse hangi ilacın gerçek olduğu sistemde yapılan işlemlerle ortaya çıkarılır.
Satış bildirimleri kullanılarak, veri tabanında ürünlerin kaydı tutulur ve kayıtların tutarsızlık gösterdiği nokta tespit edilir. Tutarsızlığı gösteren söz konusu ürün sahte kabul edilir ve tutarsızlığın ortaya çıktığı birim sahtecilikten sorumlu tutulur.
Deaktivasyon
Mal Satış İadesi
Eczanelerin elden ilaç satışı
Mal alım onayı
Satışı yapılan ürün sorunsuz olarak teslim alındıysa sisteme bunun bildirimi yapılmaktadır. Bildirim, mal alım onayı olarak tanımlanmıştır.
Sistem tasarımında mal alım onayı isteğe bağlı olarak sunulmuştur.
Eczanelerde, mal alım onayı bildirimi, satış işlemi gerçekleştiğinde alınmaktadır. Bu yüzden acil olarak hastaya verilmesi durumlarında verilen ürünlerin mal alım onayı yapılması gerekmez fakat kalan ürünlerin satışı hemen gerçekleşmediği için söz konusu ürünlerin mal alım onayı bildirimi yapılması gerekebilir.
Mal Alım İadesi
Teslim alınan ürünlerin herhangi bir sebepten dolayı iadesi durumlarında mal alım iadesi yapılır. İadesi yapılan ürün iade yapan yerden çıkar ve ürün satışını yapan firmaya teslim edilir. Mal alım iade bildirimi, ürünlerin sistemde izlenebilirliğinin sağlanması açısından önemlidir.
Sarf Bildirimi
Sarf malzemeler, bir işlemde kullanılan ve tekrar kullanımı mümkün olmayan ürünlere verilen addır. Kutulu ilaçlar, tüketim merkezlerinde (hastane, sağlık ocakları, aile hekimlikleri, poliklinikler vb.) birden fazla hastaya paylaştırılarak kullanıldığı için izlenebilirliği kalmamaktadır. Ayrıca ürünlerin geri ödemeleri birim doz üzerinden yapılmaktadır. Sarf olarak kullanılan ilaçların tekrar satışını önlemek satış bildirimi ile mümkün olmamaktadır. Bu sebeplerle, tüketim merkezlerinin, satış bildirimi yerine sarf bildirimi yapmasının daha uygun olduğuna karar verilmiştir. Böylece sarf bildirimi yapılan ürünler sisteme o şekilde kaydedildiği için o tüketim merkezi dışında başka bir yerde satışı yapılamayacaktır.